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Briefe versenden so einfach wie Drucken
Die meisten Fachanwendungen erzeugen ihre Briefe selbst, ob Rechnungen, Policen oder Lieferscheine. Aber was ist mit individuellen Briefen? Was mit Briefen aus dem HomeOffice? Wie überbrücken wir auch hier das Stück zum digitalen und zentralen Postausgang?
Die Vorteile des zentralen Drucks liegen auf der Hand: Eine zentrale Einlieferung von Briefen verringert den Arbeitsaufwand und bringt Bares durch Porto-Rabatte. Der Druck auf einem zentralen Drucker spart Kosten und bietet immer gleiche Qualität für alle.
Für den Anwender ist das sehr bequem, er installiert nur einen neuen Druckertreiber, der printgate Q! heißt. Seine Briefe schickt er dann an den printgate Q!-Drucker. printgate Q! überprüft, ob im Adressfeld alles an der richtigen Stelle steht und ob die Sperrflächen frei sind – denn da stehen später die Postvermerke und Barcodes. Im Druckdialog wird das Ergebnis der Überprüfung angezeigt und der Anwender kann den Brief sofort freigeben oder noch mal in der Vorschau kontrolliert. Selbst einen freigegebenen Brief kann er über die Journal-Funktion noch zurückholen, solange er noch nicht im Druckprozess weiterverarbeitet wird.
Nach der Freigabe wird der Brief automatisch der zentralen Weiterverarbeitung übergeben. Der aktuelle Verarbeitungsstatus wird im Journal angezeigt. Der Anwender hat die Sicherheit, dass sein Brief nun gedruckt, kuvertiert, frankiert und gesandt wird. Die Briefe werden optimal für Druck und Versand sortiert, aufbereitet und Porto-Rabatte ausgenutzt.
printgate Q! wurde als Applikation mit Adobe LiveCycle ES realisiert. Adobe LiveCycle ES bietet eine optimale flexible Prozesssteuerung und eine mit dem Active Directory integrierte Benutzerverwaltung. Für den Kunden bedeute das Zukunftsorientierung, da printgate Q! auf der Adobe LiveCycle ES-Plattform basiert, die viele Zusatzmodule für die pdf-Verarbeitung bereitstellt: Formulare, Signaturen, Rechte-Management. printgate Q! gibt es in Kürze auch für Microsoft SharePoint. Damit steht Ihnen eine kostengünstige Mittelstandslösung zu Verfügung, die auf SharePoint Foundation basiert.
printgate Q! kann auch einfach für externe Kunden genutzt werden: die Web-Service-Zugriffe sind mit SSL geschützt und die Benutzerverwaltung ist auf externe Kunden vorbereitet.
printgate Q! ist eine ideale Ergänzung zu den strukturierten Lösungen wie zum Beispiel dem Rechnungsdruck. Nun wird auch der restliche ausgehende Schriftverkehr aus unterschiedlichen Quellen eingebunden. Die digitale „hybride“ Verarbeitung löst nebenbei das Archivierungsproblem – im Journal ist alles nachvollziehbar.
Referenz: Anwendungsbeispiel Kommunales Rechenzentrum
Kommunale Rechenzentren sind IT-Dienstleister für kommunale Mitglieder und Kunden. Zu ihren Kunden und Partnern gehören Landkreise, Städte und Gemeinden. Alle spüren den zunehmenden Kostendruck im kommunalen Bereich. Deshalb unterstützen die Kommunalen Rechenzentren ihre Kunden bei der Verbesserung ihrer Prozesse und somit bei der Erhöhung der Wirtschaftlichkeit.
Behörden, Ämter, Schulen nutzen gerne die Dienstleistungsangebote der Rechenzentren: Beim zentrale Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden von Briefen aus den Fachanwendungen erzielen sie durch das große gemeinsame Volumen Portorabatte und günstige Druckkosten. Bei individuell erstellten Briefen konnten diese Einsparpotentiale bisher nicht genutzt werden. Mittels printgate Q! schicken die Anwender nun auch die individuellen Briefe an den zentralen Drucker im Rechenzentrum. So sparen sie auch hier viel Zeit, profitieren von der gleichbleibend guten Druckqualität und nehmen an den Portorabatten teil. Mit printgate Q! sind die Rechenzentren gut vorbereitet auf Zukunftsthemen wie Online-Archiv, Signatur- und Rechtemanagement oder abgesicherter elektronischer Briefversand.
Auch die Kosten-Nutzen-Rechnung für printgate Q! macht Freude: Selbst wenn man die Einsparungen im Arbeitsaufwand und bei den Druckkosten außer Acht lässt, rechnet sich der Einsatz allein durch die erzielten Portokosten. Und das schon bei einer Tagesmenge ab 250 Sendungen!